I progetti di Intelligenza Artificiale e analisi dei dati possono diventare molto complessi, e per gestirli con successo, è fondamentale avere una metodologia ben strutturata e ben organizzata.
Ed è qui che entra in gioco il Phase-gate process, metodologia che permette di suddividere i progetti in fasi ben definite e di effettuare controlli periodici per garantire che tutto proceda come previsto.
Il Phase-gate process, conosciuto anche come stage-gate process, è un approccio alla gestione dei progetti che prevede la suddivisione del lavoro in fasi distinte.
Ogni fase del progetto termina con un “gate“, ossia un punto di controllo in cui si valutano i progressi fatti.
Solo se tutti i criteri del gate vengono soddisfatti, il progetto può passare alla fase successiva.
Immaginate di dover costruire una casa: non iniziereste a montare il tetto prima di aver completato le fondamenta.
Allo stesso modo, il Phase-gate process assicura che ogni fase di un progetto sia completata correttamente prima di passare alla successiva, riducendo il rischio di errori e garantendo che il progetto rimanga nei tempi e nei budget stabiliti.
I progetti di AI e analisi dati spesso comportano l’elaborazione di enormi quantità di informazioni e l’utilizzo di tecniche complesse, che senza una gestione strutturata, è facile perdere il controllo e finire fuori strada.
Phase-gate Process: struttura
Il Phase-gate process, come già anticipato, è un approccio alla gestione dei progetti che suddivide il lavoro in fasi ben definite.
Vediamo qui più nel dettaglio come funziona.
1. Descrizione delle fasi (Phases)
Il Phase-gate process si articola in diverse fasi sequenziali, ognuna con obiettivi e deliverable specifici.
Ecco le principali fasi applicabili ai progetti di AI e analisi dati:
- Scoperta
Questa fase consiste nell’identificare opportunità o problemi che possono essere risolti utilizzando l’AI o l’analisi dei dati. In questa fase vengono raccolte le idee tramite brainstorming definendo le milestone, le opportunità e le idee iniziali.
- Definizione
Nella seconda fase occorre valutare la fattibilità delle idee raccolte e definire i requisiti del progetto. In questa fase viene fatto uno studio di fattibilità, vengono raccolti e analizzati i requisiti e identificate le fonti di dati. Viene quindi rilasciato un report e un benchmark dello studio di fattibilità dove vengono riportati i requisiti dettagliati e il piano del progetto. - Sviluppo
In questa fase si passa alla progettazione e allo sviluppo delle soluzioni di AI. Vengono eseguite attività di pulizia e preparazione dei dati, lo sviluppo dei modelli e algoritmi di AI e vengono integrate procedure di ingegnerizzazione. Alla fine di questa fase avremo dataset puliti, modelli di AI sviluppati e codice sorgente funzionante. - Test
Nella quarta fase vengono validati i modelli di AI al fine di assicurarsi che funzionino correttamente.Vengono eseguiti test su dataset reali, analizzate le performance ed ottimizzati i modelli. Alla fine di questa fase avremo a disposizione i risultati dei test, i report di validazione e i modelli ottimizzati. - Lancio
La quinta ed ultima fase consiste nell’implementare il modello di AI in produzione e monitorarne le performance. In questa fase verrà effettuato il rilascio ufficiale del modello e verrà avviato un monitoraggio continuo. Avremo quindi il modello in produzione, un sistema di monitoraggio e i report di performance.
2. Descrizione dei gates (Gate)
Al completamento di ogni fase viene inserito un punto di controllo chiamato “gate“.
Ad ogni gate, vengono valutati i progressi fatti durante lo step precedente e si decide se il progetto può avanzare alla fase successiva.
I gates sono cruciali per garantire che ogni fase sia completata correttamente e che eventuali problemi siano identificati e risolti tempestivamente.
Ogni gate include una revisione approfondita dei risultati ottenuti della fase corrente e una valutazione dei rischi, delle risorse e delle tempistiche.
Se i criteri di valutazione non sono soddisfatti, il progetto può essere ritardato, rielaborato o, in casi estremi, interrotto.
Ogni gate ha criteri di valutazione specifici che devono essere soddisfatti per consentire il passaggio alla fase successiva, tra cui:
- Stato di avanzamento
Verifica che gli obiettivi della fase corrente siano stati raggiunti e che i deliverable siano completi. - Qualità dei deliverable
Controllo della qualità dei risultati prodotti durante la fase, assicurandosi che soddisfino gli standard richiesti. - Rispetto del budget e delle tempistiche
Verifica che il progetto sia in linea con il budget previsto e che le scadenze siano rispettate. - Rischi e problemi
Identificazione e valutazione dei rischi e dei problemi emersi durante la fase, insieme alle strategie di mitigazione proposte.
Questi criteri garantiscono che il progetto proceda senza intoppi e che eventuali problemi vengano affrontati tempestivamente, minimizzando i rischi e ottimizzando l’uso delle risorse.
Phase-gate Process: vantaggi
L’applicazione del Phase-gate process offre davvero numerosi vantaggi, che aiutano a garantire il successo e l’efficienza del progetto.
1. Controllo e governance
Uno dei vantaggi principali del Phase-gate process è il miglioramento del controllo e della governance del progetto.
Suddividendo il progetto in fasi e implementando punti di controllo regolari (gates), è possibile monitorare continuamente i progressi e garantire che ogni fase sia completata con successo prima di passare alla successiva permettendo di:
- Monitorare i progressi
Tenere traccia delle attività e dei risultati per ogni fase assicura che il progetto rimanga in linea con gli obiettivi stabiliti. - Individuare i problemi
I punti di controllo regolari permettono di identificare tempestivamente eventuali problemi o deviazioni rispetto al piano originale, consentendo di intervenire rapidamente per correggerli. - Garantire la conformità
Ogni fase deve rispettare criteri specifici, assicurando che i requisiti di qualità e conformità siano sempre soddisfatti.
2. Riduzione dei rischi
Il processo Phase-gate apporta un contributo significativo attraverso una solida struttura metodologica, mentre i controlli regolari permettono di identificare e gestire i rischi in modo più efficace, come:
- Identificazione precoce dei rischi
Durante ogni gate review, i rischi vengono valutati e documentati, permettendo di riconoscere potenziali problemi prima che diventino critici. - Mitigazione dei rischi
Con una chiara visione dei rischi identificati, il team può sviluppare e implementare strategie di mitigazione per ridurre l’impatto o la probabilità che si verifichino. - Pianificazione delle contingenze
Essere preparati con piani di emergenza per affrontare i rischi permette di mantenere il progetto sulla giusta strada, anche in caso di imprevisti.
3. Migliore allocazione delle risorse
Un altro grande vantaggio del Phase-gate process è l’ottimizzazione dell’uso delle risorse disponibili, che può includere tempo, denaro, personale e tecnologie.
Attraverso una pianificazione strutturata e controlli regolari, le risorse possono essere allocate in modo più efficiente tramite:
- Allocazione mirata
Sapendo esattamente cosa deve essere fatto in ogni fase, è possibile assegnare le risorse necessarie in modo più preciso e mirato, evitando sprechi. - Prioritizzazione delle attività
Il processo aiuta a identificare le attività più critiche e a dare priorità alle risorse necessarie per completarle. - Adattamento delle risorse
I gate reviews permettono di rivalutare e riassegnare le risorse in base ai progressi fatti e alle nuove esigenze che possono emergere durante il progetto.
4. Coinvolgimento del management
Il Phase-gate process assicura un coinvolgimento costante e attivo del management aziendale, che è essenziale per il successo dei progetti di AI e analisi dati.
Questo approccio favorisce una comunicazione chiara e una collaborazione efficace tra il team di progetto e i decisori aziendali:
- Decisioni informate
I punti di controllo regolari offrono al management le informazioni necessarie per prendere decisioni basate su dati concreti e aggiornati. - Supporto strategico
Il coinvolgimento del management aiuta a garantire che il progetto sia allineato con gli obiettivi strategici dell’azienda e che riceva il supporto necessario per superare eventuali ostacoli. - Responsabilità condivisa
Il processo di gate review incoraggia una responsabilità condivisa tra il team di progetto e il management, migliorando la collaborazione e l’impegno verso il successo del progetto.
Phase-gate Process: criticità
L’adozione del Phase-gate process, come per qualsiasi altra metodologia o processo, può presentare alcune criticità che è importante riconoscere per poterle affrontare e mitigare efficacemente.
Una delle principali sfide è la burocrazia e la rigidità del processo, che possono risultare problematiche in contesti dove flessibilità e agilità sono fondamentali.
L’eccessiva formalità richiede la documentazione di ogni fase e l’approvazione formale ad ogni gate, rallentando il progetto e richiedendo risorse aggiuntive.
In questo caso lasciare maggiore autonomia al personale può avere un duplice beneficio, da una parte riducendo la “burocrazia” e dall’altra responsabilizzando il personale stesso.
Anche la resistenza al cambiamento può essere un ostacolo in settori in rapida evoluzione come quello dell’AI, dove l’adattamento rapido alle nuove tecnologie o conoscenze è essenziale.
I tempi di attesa e i possibili ritardi causati dai punti di controllo regolari, possono causare intoppi nella fluidità del processo in quanto potrebbero richiedere molto tempo per essere eseguiti.
Se il processo di revisione ai gates non è gestito in modo efficiente, possono verificarsi rallentamenti, ma se richiedono tempo potrebbe essere dovuto anche al fatto che la fase precedente non sia stata eseguita correttamente e pertanto questo controllo ha permesso di interrompere una inefficienza fino a quel momento non ancora evidenziata.
La gestione del Phase-gate process può diventare complessa, coinvolgendo molteplici team e competenze specialistiche, il che richiede un efficace coordinamento delle interazioni e delle comunicazioni tra i vari stakeholder.
Assicurarsi che le fasi siano ben integrate e che le transizioni siano fluide richiede una pianificazione dettagliata e una gestione attenta.
Nonostante queste sfide, adottare un approccio strutturato come il Phase-gate process può offrire una guida precisa che consente di ottenere risultati altrimenti difficili da raggiungere.
Comprendere e affrontare queste criticità permette di gestirle efficacemente, annullando l’impatto negativo e sfruttando al meglio i vantaggi del processo.
Come DataDeep può supportarti?
Per gestire processi fluidi e strutturati e assegnare responsabilità al personale in modo efficace, è fondamentale seguire buone pratiche e metodologie ben definite.
Dalla nostra esperienza, sappiamo che i progetti di analisi dei dati non sono solo una questione tecnica, ma anche, e soprattutto, una questione culturale.
Acquisire una cultura data-driven significa adottare un approccio orientato ai dati, un cambiamento che l’organizzazione deve affrontare internamente.
I sistemi di Intelligenza Artificiale, basati sui dati unici di ogni organizzazione, devono essere adeguati e adattati alle specifiche esigenze dell’organizzazione stessa.
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